Intelligente Prozesse

Unter „Intelligente Prozesse“ verstehen wir die Gestaltung einfacher und reibungsloser Abläufe im Sinne der am Prozess beteiligten Personen. Dies geschieht durch eine akkurate Prozessmodellierung und unter Einbezug neuester Technologien. Wir decken dabei den gesamten Prozesslebenszyklus ab, um eine für Dich zugeschnittene Lösung bereitzustellen.

Vorgehensweise zur Umsetzung intelligenter Prozesse

Zunächst nehmen wir den Ist-Prozess mit allen aufgelisteten Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten auf. Auf Basis des Ist-Prozesses werden nun die Schwierigkeiten und mögliche Stolpersteine analysiert und ein optimierter Prozess im gewünschten Endzustand modelliert. Im letzten Schritt wird der optimierte Prozess automatisiert und in die bestehende Prozess- und Systemlandschaft eingebettet.

Prozessanalyse

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  • Abstimmung der Ziele und Anforderungen sowie zu digitalisierenden Prozess
  • Klärung der Rahmenbedingungen (u.a. beteiligte Personen, Systeme)
  • Abstimmung zu Projektablauf
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Timo Grimm

Chatbot

Dein Weg zu mehr Zeit für die wichtigen Dinge.

Der Chatbot ist eine Software-Anwendung, welche durch die Verwendung Künstlicher Intelligenz (kurz KI) mit Menschen interagieren kann. Dem Chatbot ist es möglich, von Personen gestellte Fragen durch Künstliche Intelligenz sachgerecht zu beantworten. Dies kann sowohl über eine Texteingabe als auch über eine Audioeingabe (Spracherkennung) geschehen. Der Chatbot geht dabei gezielt auf Fragen ein, findet gesuchte Informationen und vermittelt Ansprechpersonen nach Wunsch. Durch den Einsatz von Chatbots können somit Anliegen von Nutzer*innen rund um die Uhr bearbeitet werden. Folglich werden mit der neuen Technologie Verwaltungsprozesse optimiert und die Nutzerzufriedenheit erheblich gesteigert.

Eingesetzt in kommunalen Websites oder Bürgerapps können Chatbots beispielsweise bei der Suche nach wichtigen Dokumenten helfen, allgemeine Fragen beantworten oder Termine vereinbaren. Dies entlastet die Verwaltung und verhindert lange Wartezeiten für Bürger*innen.

  • Tourismus / Events
  • Kunden- & Bürgerservice
  • Stadtwerke

Dokumenten­verarbeitung

Die KI-P analysiert für Joe den gesamten Prozess. Es wird festgestellt, dass die Unterschrift einer der vier Führungskräfte für die Bestellung nicht notwendig ist. Außerdem genügen digitale Signaturen. Durch die intelligente Prozessunterstützung der KI-P wird nun ein effizienter Prozess für die Bestellung der Dynamos implementiert.

Die Bestellung der Dynamos wird nun jeden Mittwoch zur Einsicht an Joe geschickt, und sobald das Dokument durch ihn geprüft wurde, kann Joe mit einem Klick das Dokument automatisch auf einer Cloudplattform freigeben. Daraufhin erhält jede der drei unterschriftspflichtigen Führungskräfte eine automatisierte Benachrichtigung via Mail mit der Bitte um Unterschrift bis Donnerstag um 14 Uhr.

Die Bestellung der Dynamos kann zukünftig von den Führungskräften bequem online signiert werden und Joe kann jeden Donnerstag die Bestellung – frei von jeglichen Wartezeiten – aufgeben, ohne dafür die Unterschriften einzeln einsammeln zu müssen.

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